De Sectie Organische Chemie van de KNCV is opgericht c.q. toegelaten ingevolge besluit van de KNCV Ledenraad in juli 1925. Dit reglement is goedgekeurd door de ledenvergadering van de sectie op 14 december 2007 en door het KNCV-bestuur op 23 januari 2008.
1. DOEL
Het doel van de Sectie is:
Bevordering van de kennis van de organische chemie in brede zin en behartiging van de algemene belangen van organisch chemici in Nederland.
2. WERKWIJZE
Het doel wordt nagestreefd door het beleggen van vergaderingen, symposia, specifieke en vrije mededelingendagen, het instellen van werkgroepen, het onderhouden van contacten met gelijkgerichte groeperingen in binnen- en buitenland, alsmede door gebruik te maken van andere daartoe dienstige legale middelen.
3. LIDMAATSCHAP
Leden kunnen worden zij die de doelstellingen van de sectie onderschrijven en bereid zijn aan de aan het lidmaatschap verbonden verplichtingen te voldoen.
Het lidmaatschap van de sectie wordt beëindigd door schriftelijke opzegging uiterlijk anderhalve maand voor het einde van het lopende verenigingsjaar, door overlijden of door wanbetaling. Over royement op andere gronden beslist de ledenvergadering.
4. RECHTEN EN PLICHTEN VAN LEDEN
Leden van de sectie hebben het recht te stemmen op de ledenvergadering en hebben het recht op deelname aan de activiteiten van de sectie. Leden van de sectie hebben de plicht tot het betalen van de jaarlijkse contributie. Van de leden wordt verwacht dat zij, voor zover dit in hun vermogen ligt, daadwerkelijk zullen bijdragen tot het verwezenlijken van de doelstellingen van de sectie.
Studenten die minimaal een jaar lid zijn van de sectie kunnen een reisbeurs aanvragen voor een stage bij een buitenlands instituut of een buitenlandse universiteit. Zij dienen daartoe een verzoek, hun CV, een kort stageplan en een verklaring van de betreffende stagebegeleider in te dienen bij de secretaris van de sectie. Deze draagt er zorg voor dat het verzoek door twee niet-betrokken bestuursleden wordt beoordeeld en deelt vervolgens het besluit binnen zes weken mede aan de aanvrager. Van de ontvanger van een stagebeurs wordt na afloop een kort stageverslag verwacht. Jaarlijks worden maximaal vijf stagebeurzen van 500 euro ter beschikking gesteld.
5. BESTUUR
Het bestuur van de sectie bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven leden. De leden van het sectiebestuur worden door de leden van de sectie uit hun midden gekozen. Tenminste twee bestuursleden dienen KNCV-lid te zijn. Er wordt naar gestreefd een evenwichtige verdeling te bereiken van leden afkomstig uit universiteiten, instituten en industrieën. De leden van het bestuur treden af na een zittingsperiode van maximaal drie jaar. Zij zijn eenmaal direct herkiesbaar.
De kandidaatstelling voor het bestuur geschiedt op voordracht van het bestuur. Aan een dergelijke voordracht kunnen de leden kandidaten toevoegen. Daartoe zijn per kandidaat de handtekeningen van ten minste vijf leden vereist van de sectie. Benoeming geschiedt door de ledenvergadering nadat zij - indien er meer kandidaten dan vacatures zijn - eerst een keuze heeft gemaakt.
Het bestuur van de sectie houdt het algemeen bestuur van de KNCV op de hoogte van de werkzaamheden van de sectie.
Voor en namens de secretaris en de penningmeester van de sectie, wordt het bijhouden van een ledenlijst van de sectie, het verzenden van convocaties voor vergaderingen, het innen van contributies en het eventueel verrichten van overige administratieve of boekhoudkundige werkzaamheden verzorgd door het secretariaat van de KNCV.
De vergaderingen van het bestuur worden door of namens ieder bestuurslid belegd; het tijdstip daarvan wordt zo spoedig mogelijk doch ten minste twee weken voor de vergadering aan alle leden van het bestuur bekend gemaakt onder vermelding van de te behandelen onderwerpen. De voorzitter is verplicht een vergadering te beleggen binnen drie weken na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van twee of meer leden van het bestuur, welk verzoek tevens het te behandelen onderwerp moet vermelden. Dit onderwerp moet, na vaststelling van de notulen van de voorafgaande bestuursvergadering, het eerst aan de orde worden gesteld. De secretaris draagt er zorg voor dat de door het bestuur gedane benoemingen zo spoedig mogelijk aan de leden worden meegedeeld.
De leden van het bestuur hebben voor het bijwonen van een vergadering van het bestuur en voor het houden van een bespreking in het belang van de sectie recht op vergoeding van redelijkerwijs gemaakte reis- en verblijfkosten in het geval hun eigen werkgever deze kosten niet wil of kan vergoeden.
Bij ontstentenis van een bestuurslid tijdens een verenigingsjaar kan het bestuur voor de vervulling van de ontstane vacature voor de overgebleven periode van het verenigingsjaar een opvolger benoemen. In het geval dat de sectie gedurende langere tijd geen bestuur heeft kan het KNCV-bestuur besluiten om deze taak tijdelijk over te nemen. Op zo kort mogelijke termijn wordt vervolgens een algemene ledenvergadering belegd om een oplossing te vinden voor dit probleem.
6. VERGADERINGEN en BIJEENKOMSTEN
Voor het nemen van geldige besluiten moet ten minste de helft van het aantal bestuursleden op de bestuursvergaderingen aanwezig zijn. Bij het staken der stemmen wordt het voorstel als verworpen beschouwd. Blanco uitgebrachte stemmen worden als niet uitgebracht beschouwd.
Vergaderingen en bijeenkomsten van de sectie worden bijeengeroepen door het bestuur van de sectie. Indien ten minste tien leden van de sectie dit nodig vinden wordt door het bestuur een huishoudelijke vergadering uitgeschreven.
De vergaderingen en bijeenkomsten van de sectie worden aangekondigd door het sectiebestuur door rondzending van een circulaire aan alle leden van de sectie; deze rondzending geschiedt ten minste veertien dagen voor de datum van de vergadering. Tevens kan in het C2W een desbetreffende mededeling worden opgenomen.
Ten minste éénmaal per jaar wordt een huishoudelijke vergadering gehouden ter behandeling van sectie-aangelegenheden. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de sectie of, bij diens verhindering, door één van de andere bestuursleden. Deze vergadering wordt georganiseerd tijdens een reguliere sectiebijeenkomst.
7. FINANCIËN
Ieder lid betaalt een jaarlijkse bijdrage. De hoogte van deze contributie wordt op voorstel van het bestuur door de leden tijdens een ledenvergadering vastgesteld. De contributie voor niet-leden van de KNCV wordt verhoogd met de benodigde administratiekosten voor de KNCV. De contributie moet worden voldaan aan het begin van het verenigingsjaar. Eenmaal per jaar legt de penningmeester, tijdens een ledenvergadering, rekening en verantwoording af.
Een uit twee leden bestaande kascommissie controleert de boeken over het afgelopen jaar voor de eerste vergadering van het lopend jaar; op voorstel van de kascommissie wordt de penningmeester gedechargeerd. De leden van de kascommissie worden door de ledenvergadering benoemd.
De sectie ondersteunt soms internationale symposia en draagt jaarlijks financieel bij aan de Backerprijs voor het beste proefschrift op organisch-chemisch gebied.
Rekening en verantwoording over een kalenderjaar worden jaarlijks voor 1 maart van het daarop volgende jaar toegezonden aan het KNCV-bestuur.
8. STEMMING
Besluiten van een ledenvergadering worden genomen met meerderheid van stemmen, mondeling of schriftelijk uitgebracht. Over personen wordt schriftelijk gestemd door middel van gesloten, ongetekende briefjes, over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de vergadering anders beslist. Blanco gelaten of ondertekende stembriefjes zijn van geen waarde.
Indien bij de eerste vrije stemming over personen geen volstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen wordt verkregen, vindt een herstemming plaats tussen de beide personen die de meeste stemmen verwierven. Bij het staken van de stemmen in dit laatste geval beslist het lot. Bij het staken der stemmen betreffende zaken beslist het bestuur.
Voor het nemen van besluiten op een ledenvergadering moeten ten minste tien leden aanwezig zijn. Indien wegens onvoltalligheid in een ledenvergadering geen besluit kan worden genomen, wordt binnen veertien dagen een nieuwe ledenvergadering uitgeschreven, welke binnen 6 maanden daarna moet plaatsvinden en welke vergadering ongeacht het aantal aanwezige leden tot het nemen van besluiten is bevoegd. De agenda van zulk een vergadering vermeldt uitdrukkelijk dat in deze bijeenkomst een besluit kan worden genomen, ongeacht het aantal aanwezige leden.
9. ALGEMENE BEPALINGEN
Wijziging van dit reglement kan slechts geschieden bij besluit van de ledenvergadering, genomen met meerderheid van stemmen, en met goedkeuring door het KNCV- bestuur. De sectie kan worden opgeheven door de algemene ledenvergadering van de KNCV op voorstel van de ledenvergadering van de sectie, genomen met meerderheid van stemmen, indien ten minste tweederde van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is. Indien aan deze laatste eis niet is voldaan, wordt na ten minste twee en ten hoogste zes maanden opnieuw een ledenvergadering hiertoe belegd, waarin het voorstel tot opheffing van de sectie met meerderheid van stemmen kan worden aangenomen. Bij opheffing van de sectie vallen de overgebleven geldmiddelen toe aan de KNCV.
Als een sectie internationale contacten wil aangaan, dient dit in overleg met het KNCV-bestuur te geschieden en bij voorkeur in het kader van de bestaande internationale organisaties waar de KNCV in participeert.
10. SLOTBEPALING
In gevallen waarin het reglement niet voorziet, is het bestuur van de sectie bevoegd zelfstandig te beslissen; het is deswege verantwoording schuldig aan de ledenvergadering.
